Kunnanhallitus
Pöytäkirja 22.05.2023/Pykälä 135

KHALL 22.05.2023 § 135  

303/00.01.02/2022  

Sosialidemokraattien valtuustoryhmän Hannu Mäkinen ja Yrjö Mattila ovat jättäneet 13.6.2022 valtuustoaloitteen kunnan toimielinten pöytäkirjojen nähtävilläolosta kunnan verkkosivuilla. Aloite on kokousasian liitteenä. Aloitteessa esitetään, että kunnan toimielinten pöytäkirjat pidetään nähtävillä kunnan verkkosivuilla nykyisen kahden vuoden sijaan neljä vuotta.

Asian tausta

Valtuustoaloitetta on edeltänyt valtuuston huhtikuussa 2019 tekemä

päätös, jossa päätettiin lyhentää pöytäkirjojen nähtävilläolo kunnan verkkosivuilla neljästä vuodesta kahteen vuoteen. Päätöksen taustalla oli tietosuojalain voimaantulo, joka olisi edellyttänyt henkilötietojen poistamista

myös aiemmin laadituista pöytäkirjoista ja aiheuttanut taannehtivaa

työtä hallinnossa.

Aiempi valtuustoaloite

Asiasta on myös jätetty valtuustoaloite 3.6.2019. Jätetyssä aloitteessa ehdotettiin, että pöytäkirjojen nähtävilläoloa kunnan verkkosivuilla kasvatetaan vähitellen, kunnes se saavuttaa neljä vuotta. Aloitteessa perusteltiin ehdotusta siten, että tietosuojalain voimaantultua viranhaltijoilla on mahdollisuus laatia nykyiset asiakirjat siten, ettei henkilötietoja tarvitse ylimääräisellä työllä taannehtivasti poistaa.

Valtuusto käsitteli aloitteen kokouksessaan 16.11.2020 ja päätti, että kunnan toimielinten pöytäkirjojen kahden vuoden nähtävilläoloaika kunnan verkkosivuilla säilyy ennallaan. Tuollon päätöstä perusteltiin mm. käynnissä olleella asianhallintajärjestelmän uudistuksella, joka johti siihen, että siirtymävaiheen ajan kunnassa oli käytettävä kahta eri asianhallintaympäristöä rinnakkain. Mikäli pöytäkirjojen nähtävilläoloajan pituutta kunnan verkkosivuila olisi järjestelmäuudistuksen aikana muutettu, olisi se pitkittänyt vanhasta asiahallintajärjestelmästä luopumista ja aiheuttanut lisäkustannuksia. Lisäksi päätöstä perusteltiin Kuntaliiton suosituksella määritellä henkilötietoja sisältävien kokousasiakirjojen nähtävilläoloajaksi verkossa yksi vuosi.

Tilanteen pohdinta

Toimielinten pöytäkirjat laaditaan ja julkaistaan asianhallintajärjestelmää käyttäen. Julkaisut hallinnoidaan viime kädessä järjestelmätoimittajan kautta. Nykyiseen asianhallintajärjestelmään julkaistaan säännöllisesti versiopäivityksiä, mutta ne eivät aiheuta niin suuria muutoksia tai työmäärää kuin aiempi asianhallintajärjestelmän kokonaisuudistus. Myös Kuntaliitto on loupunut vanhasta suosituksestaan.

Kunnan toimielinten pöytäkirjojen nähtävilläoloajan pidentämiselle kunnan verkkosivuilla ei ole siis tällä hetkellä estettä. Muutos voidaan toteuttaa esimerkiksi aiemmassa aloitteessa ehdotetulla tavalla niin, että nähtävilläoloaikaa kasvatetaan vähitellen, kunnes neljän vuoden nähtävilläoloaika kunnan verkkosivuilla täyttyy.

Valmistelija Hallinnon asiantuntija Iivari Käkelä

 puh. 044 778 0226, sähköposti: etunimi.sukunimi(a)asikkala.fi

Esittelijä Kunnanjohtaja Ikola-Norrbacka Rinna

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää:

1. merkitä tiedoksi vastauksen valtuustoaloitteeseen, joka koskee kunnan verkkosivuilla olevien kunnan toimielinten pöytäkirjojen nähtävilläoloajan pidentämistä kahdesta vuodesta neljään vuoteen;

2. esittää valtuustolle, että se päättää merkitä tiedoksi vastauksen valtuustoaloitteeseen ja

3. esittää valtuustolle, että se päättää todeta aloitteen loppuun käsitellyksi.
    

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.