Kunnanhallitus
Pöytäkirja 05.06.2023/Pykälä 147

KHALL 05.06.2023 § 147  

239/02.08.00/2023  

Asikkalan kunta siirtänyt perustietotekniikkapalveluidensa tuottamisen Kuntien Tiera Oy:lle vuoden 2019 alusta alkaen. Tiera on valtakunnallinen kuntien ja hyvinvointialueiden omistama ns. in-house-yhtiö, joka tuottaa tietotekniikkapalveluita sekä digi- ja ICT-ratkaisuja asiakkailleen. Asikkalan kunnalle Tiera on tuottanut palveluita laajan ja kilpailutetun yhteistyökumppaniverkostonsa kanssa. Sopimus on ollut viisivuotinen ja se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 1.1.2024 alkaen. Kunnan tietohallintopäällikkö ja talousjohtaja ovat käyneet kevään ajan Tieran kanssa neuvotteluita yhteistyön jatkamisesta, kun sopimuksen määräaikaisuus heidän kanssaan on umpeutumassa kuluvan vuoden lopussa. Samalla on kartoitettu vaihtoehtoja perustietotekniikkapalveluiden tuottamiselle.

Tiera tuottaa tällä hetkellä Asikkalan kunnalle tietotekniikan palvelukokonaisuuden, joka sisältää:
 

-        Tietotekninen käyttö- ja lähituki työntekijöille

-        Tietoteknisten laitteiden elinkaaripalvelut

-        Tietoteknisten laitteiden (tietokoneet, puhelimet ym.) tekninen ylläpito ja hallinta

-        Tietoliikenteen ja verkkolaiteiden valvonta sekä ylläpito

-        Kyberturvapalvelut

-        Konesalipalvelut

-        Tietoteknisen infrastruktuurin (Microsoft Azure ja M365) hallinta ja ylläpito

-        Kunnan tietoteknisen toimintaympäristön ja tietoteknisten palveluiden kehittäminen

Tieran palvelut ovat toimineet luotettavasti ja yhteistyö heidän kanssaan on ollut sujuvaa. Tieran kanssa toiminta on perustunut kumppanuuteen, ja omistaja-asiakkuus on näkynyt joustavana suhtautumisena muutostilanteissa ja palveluiden kehittämisessä.

Kunnan tietotekniikkapalveluiden tuottamisen vaihtoehtoja on pohdittu viime vuoden lopulta alkaen. Tieran kokonaisulkoistuksen vaihtoehtoina on tutkittu palveluiden siirtoa jollekin toiselle in-house-yhtiölle, palvelutuotannon kilpailuttamista kokonaisuudessaan tai osissa sekä palveluiden tuottamista kunnan omana toimintana joko kokonaisuudessaan tai kilpailuttamalla osa palvelutuotannosta. Asikkala ei ole muiden tietotekniikkapalveluita tuottavan in-house -yhtiön kuin Tieran osakas, joten palvelutuotannon siirto toiselle tietotekniikkapalveluita tuottavalle in-house-yhtiölle edellyttäisi tällaisen yhtiön osakkeiden hankintaa. Markkinakartoituksen perusteella ei ole löydetty sellaista muuta in-house -yhtiötä, jonka kanssa yhteistyön mahdollisuutta kannattaisi selvittää.

Tieran palvelun laajuutta vastaava kunnan omana toimintana toteutettu palvelutuotanto synnyttäisi useamman erityisosaamista omaavan uuden työntekijän (3-4) rekrytointitarpeen ja silti joitakin palveluita olisi hankittava markkinoilta kilpailuttamalla. Tietotekninen ympäristö on nykyään niin monimutkainen ja sen kehitysvauhti niin kova, että tietoteknisen kokonaispalvelun tuottaminen ei Asikkalan kokoisen kunnan omana toimintana ole mahdollista, huomioiden toiminnalliset riskit ja kustannukset.

Palveluiden tuottaminen osittain kunnan omana palvelutuotantona ja osittain kilpailuttamalla ulkoisia palvelutuottajia edellyttäisi 2-3 uuden työntekijän rekrytointia. Työntekijöitä tarvittaisiin sekä omaa palvelutuotantoa varten että palveluntuottajien hallintaa ja palveluiden yhteensovittamista varten. Tämän vaihtoehdon riskejä ovat kilpailutusten määrä, palveluntuottajien vaihdokset sekä useamman palvelutuottajan toiminnan yhteensovittaminen. Osaavien työntekijöiden saatavuus ja pysyvyys ovat myös merkittävä riski.

Tietotekniikkapalveluiden kilpailuttaminen osissa pitäisi sisällään samat riskitekijät kuin yllä mainittu palveluiden tuottaminen osittain kunnan omana toimintana ja osittain kilpailuttamalla. Monitoimijaympäristössä palveluiden yhteensovittaminen ja palveluntuottajien hallinta vaatisi merkittävän määrän työtä sekä edellyttäisi 1-2 lisähenkilön rekrytoinnin kuntaan. Osissa kilpailuttamien aiheuttaisi myös riskin jatkuvan kilpailuttamisen tarpeesta ja toimittajien vaihdoksista. Toiminnalliset ja taloudelliset riskit olisivat suuremmat kuin nykytilanteessa. Näistä syistä tämä vaihtoehto ei olisi tarkoituksenmukainen.

Tietotekniikkapalveluiden kilpailuttamista kokonaisuutena on kartoitettu sekä palveluiden että kustannusten osalta tutkimalla muiden kuntien ratkaisuja sekä selvittämällä Suomessa toimivien tietotekniikan palveluyritysten tarjontaa ja kustannustasoa. Tieran palvelun laajuutta vastaavan palvelukokonaisuuden hankkiminen yhdeltä toimijalta edellyttäisi palvelun tuottajaksi suurta valtakunnallista toimijaa. Asikkalan kokoisen kunnan mahdollisuudet vaikuttaa tällaisen toimijan palvelutuotantoon ja sen kehittämiseen sekä kustannuksiin olisivat hyvin rajalliset. Kartoituksen perusteella tämän vaihtoehdon kustannukset eivät olisi ainakaan alhaisemmat, kuin Tieran kanssa nyt neuvoteltu ratkaisu.

Kunnan tietotekniikkapalveluiden tuottamisen vaihtoehtojen kartoituksen ohessa tietohallintopäällikkö ja talousjohtaja ovat käyneet neuvotteluita Tieran kanssa kuluneen kevään aikana. Neuvotteluiden tavoitteina on ollut yhteistyön mahdollinen jatkaminen ja uuteen sopimukseen liittyvien yksityiskohtien ja ehtojen määrittäminen ja selkiyttäminen sekä kustannusten läpinäkyvyyden lisääminen. Neuvotteluiden tuloksena palveluiden hinnoitteluperusteet on uusittu ja yksikköhinnat ovat kunnalle aiempaa alemmat. Uuden sopimuksen vertailukelpoiset vuotuiset kustannukset ovat noin 78 000 euroa aiempaa sopimusta alhaisemmat.

Palveluiden osalta Tieran kanssa on neuvoteltu aiempaa paremmasta tuesta koulujen opetusympäristöön koko ajan syvenevän digitalisaation tueksi. Tiera on vastannut Asikkalan kunnan tarpeeseen kehittämällä uudenlaisen "digitaalisesti menestyvä koulu" -palvelukokonaisuuden. Koulujen paremman tuen ja muiden kunnan tarpeista johtuvien palvelun laajentumisesta aiheutuvien lisäkulujen jälkeen vuotuiset kustannukset ovat noin 20 000 euroa aiempaa sopimusta alhaisemmat.

Tieran kanssa neuvotellun uuden sopimuksen ehdot ovat sekä palveluiden että kustannusten osalta sellaiset, että tehdyn kartoituksen perusteella ei parempaa ratkaisua olisi kilpailuttamalla saatavissa.

Sopimuksen vuotuiset kustannukset ovat arviolta 360 000 euroa vuodessa. Kustannuksiin vaikuttavat kunnan tietoteknisten laitteiden sekä henkilöstön määrä ja tarkistus näiden osalta tehdään puolivuosittain. Sopimuskausi Tieran kanssa on kolme vuotta, jolloin kustannukset koko sopimuskaudelta olisivat tämän hetken laite- ja henkilömäärillä noin 1 080 000 euroa. Sopimuksessa on kunnalle 1+1 vuoden optio sopimuksen jatkamiselle.

Valmistelijat Tietohallintopäällikkö Henri Skog
puh. 044 778 0228, sähköposti: etunimi.sukunimi(a)asikkala.fi

 Talousjohtaja Aapo Pispa

 puh. 044 778 0220, sähköposti: etunimi.sukunimi(a)asikkala.fi

Esittelijä Kunnanjohtaja Ikola-Norrbacka Rinna

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hankkia esittelytekstissä kuvatun tietotekniikan palvelukokonaisuuden Kuntien Tiera Oy:ltä vuoden 2024 alusta lukien kolmen vuoden määräaikaisella sopimuksella, sisältäen kaksi optiovuotta ja valtuuttaa tietohallintopäällikön allekirjoittamaan sopimusasiakirjat sekä päättämään optiovuosien käyttämisestä.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.