Tekninen lautakunta
Esityslista 13.05.2025/Asianro 6

TEKNLTK 19.03.2024 § 16 

Asikkalan kunnan tilavuokrat on viimeksi päivitetty kunnanhallituksen päätöksellä (Khall § 21 8.2016). Voimassa olevan hallintosäännön (18.12.2023) mukaan tekninen lautakunta vastaa kaikista kunnan kiinteistöistä ja vuokraa niitä sisäisille ja ulkoisille vuokralaisille (§ 41).

Asikkalan kunnan omistuksissa oleviin rakennuksiin ja tiloihin on tullut muutoksia ja myös kustannustaso on noussut merkittävästi vuodesta 2016. Näiden asioiden johdosta lyhytaikaisesti vuokrattavien tilojen vuokria on tarkastettava. Tekninen johtaja on esitellyt päivitetyt, uudet tilavuokraehdotukset Asikkalan kunnan johtoryhmässä 11.3.2024, eikä muutoksia vuokriin esitetty.

Aikaisemmassa päätöksessä henkilökunnalle on henkilöstöetuna vuokrattu leirisaunaa edullisemmalla vuokrahinnalla. Käyttömäärät henkilöstön keskuudessa eivät ole olleet merkittäviä. 

Keskeisimpiä ehtoja vuokraukselle:

• Jokaiselle varaukselle nimetään vastuuhenkilö ja hänen tulee olla yli 25-vuotias. Vastuuhenkilö ilmoittaa mahdollisista aikataulun muutoksista Asikkalan kuntaan. Vastuuhenkilön tulee tutustua pelastussuunnitelmaan
  • Vastuuhenkilö vastaa siitä, että
    • Autot parkkeerataan niille tarkoitetuille paikoille.
    • Alueelle tuodut elintarvikkeet ja välineet poistetaan alueelta ja rakennuksista tilaisuuden jälkeen. Mikäli alueella on tilaisuuden jälkeen sinne kuulumatonta tavaraa tai jätettä, Asikkalan kunnalla on oikeus poistattaa ne. Siivouksesta lähetetään lasku varaajalle.
    • Jätteet toimitetaan niille kuuluvalla paikalle. Ongelmajätteet viedään pois tilaisuuden jälkeen, eikä jätetä alueelle.
    • Tilaisuuden jälkeen kaikki rakennukset ja ympäristö ovat siistissä kunnossa. Mikäli rakennukset ei ole siistissä kunnossa on Asikkalan kunnalla oikeus siivota itse tai kutsua ulkopuolinen yritys siistimään rakennukset ja ympäristö, jolloin siivouksesta lähetetään lasku varaajalle
    • Tilojen kiinteät laitteet toimivat varauksen jälkeen
• Varaukset laskutetaan etukäteen ja varauksen peruutusehdot ovat seuraavat:
  • Jos varaus perutaan 30 päivää ennen tilaisuuden alkua ei varauksen perumisesta tule kuluja.
  • Peruutus 29 – 8 päivää ennen tilaisuuden alkua, peritään 50 % varauksen loppusummasta.
  • Peruutus 7 – 0 päivää ennen tilaisuuden alkua, peritään 100 % varauksen loppusummasta.

• Ovien avaus virka-aikana 45 €/krt ja muulloin 60 €/h, siivous 45 €/h. Vuokraajan aiheuttamat hälytykset 130 €/krt sekä muut päivystystyöt 60 €/h. Lisätöistä aiheutuneet matkakustannukset laskutetaan todellisten kustannusten mukaisena.
• Tilojen kiinteät laitteet kuuluvat vuokraan ja muista laskutetaan erikseen. Vuokraaja vastaa kiinteiden laitteiden rikkoutumisesta.
• Avaimen noudon tulee tapahtua kunnanvirastojen aukioloaikoina arkisin ma-to klo 9-15 ja pe klo 9-14 tai jos avain noudetaan Päijännetalolta niin talon aukioloaikojen puitteissa. Avaimen palautuksesta sovitaan varauksen yhteydessä, mutta avain tulee palauttaa viimeistään varauksen päättymistä seuraavana päivänä.

Kiinteistöjen omistussuhteiden muuttumisen varalta on hyvä mahdollistaa oikeus poistaa hinnastosta kohde. Asikkalan kunta pyrkii jatkossa kehittämään vuokraustoimintaa vähemmän henkilöstöä sitovaksi sekä käyttäjäystävällisemmäksi.

Valmistelija Tekninen johtaja Aki Tiihonen

 puh. 044 778 0893, sähköposti: etunimi.sukunimi(a)asikkala.fi

Esittelijä Tekninen johtaja Tiihonen Aki

Päätösehdotus Tekninen lautakunta

1.       hyväksyy liitteenä olevat 1.6.2024 voimaan tulevat tilavuokrat ja vuokrausehdot.
2.       valtuuttaa teknisen johtajan poistamaan hinnastosta rakennukset, jotka eivät ole enää kunnan käytössä.
3.       hyväksyy myönnettäväksi 25 % henkilökunta-alennuksen kunnan henkilöstölle, paikallisten yhdistysten hinnoista, vuokrattaessa leirisaunaa ja Tammenlehvätaloa.

Asian käsittely kokouksessa

Yrjö Mattila teki muutosesityksen, että tilavuokrista poistetaan teknisten palveluiden kokoustilan sekä kirjaston neukkarin 15 euron vuokra paikallisille yhdistyksille. Esitys raukesi kannattomana.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

TEKNLTK 28.05.2024 § 37 

Tilavuokrien täytäntöönpanossa on tullut esille käytännön ja lainsäädännön syitä tarkentaa 1.6.2024 voimaan tulevia tilavuokria.

Lyhytaikaisiin tilavuokriin on tarpeen tehdä seuraavat muutokset:

• Kirjaston neuvottelutila muutetaan maksuttomaksi, koska kirjastolain 6 §:n mukaan kirjaston tilojen tulee olla kaikkien käytettävissä ja saavutettavissa. Tilaa ei anneta voittoa tavoittelevaan toimintaan.
• Honkarinteen väestönsuojatilojen kertahinta on syytä jakaa 0-4 h sekä 4-8 h kertahintoihin.
• Jokilavan aukio muutetaan maksuttomaksi ja vuokraa peritään pelkästään Jokilavasta sekä äänentoistosta.
• Tammenlehvätaloa käyttävät myös pitkäaikaiset seurat ja yhdistykset, joilla on myös sunnuntaina heti iltapäivästä tarve käyttää rakennusta. Vuokrausehtoihin lisätään maininta, että sunnuntaina kohde pitää vapautua klo 16 mennessä, ellei erikseen muuta sovita.
• Liikuntahallin saunaa ei vuokrata ja liikuntahallin kaupalliseksi päivävuokraksi muutetaan 800 euron sijaan 900 euroa/pvä, koska tässä oli ristiriitaisuus yrityksiltä, yksityisiltä sekä ulkopaikkakuntalaisilta perittävän vuorokausivuokran kanssa.
• Vesivehmaan koulun yli 4 tunnin paikallisten yhdistysten ja yksityisten vuokra muutetaan 74 eurosta 75 euroksi.
• Aurinkovuoren koulun nuokku poistetaan vuokrattavista tiloista.

 Yksityiskohtainen vuokrahinnasto on liitteenä.

Valmistelija Tekninen johtaja Aki Tiihonen

 puh. 044 778 0893, sähköposti: etunimi.sukunimi(a)asikkala.fi

Esittelijä Tekninen johtaja Tiihonen Aki

Päätösehdotus Tekninen lautakunta
1. hyväksyy liitteenä olevat tarkennetut tilavuokrat ja vuokrausehdot,
2. hyväksyy myönnettäväksi 25 % henkilökunta-alennuksen kunnan henkilöstölle, paikallisten yhdistysten hinnoista, vuokrattaessa leirisaunaa tai Tammenlehvätaloa sekä
3. valtuuttaa teknisen johtajan poistamaan hinnastosta rakennukset tai tilat, jotka eivät ole enää kunnan käytössä tai niitä ei vuokrata,
4. valtuuttaa teknisen johtajan tekemään jatkossa vähäisiä muutoksia tilavuokriin.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

TEKNLTK 13.05.2025    

103/02.05.00/2024  

Uudet, päivitetyt tilavuokrat ovat olleet käytössä vuoden 2024 alusta. Toimintavuoden aikana on tullut muutoksia tiloihin ja samalla on havaittu tarpeita edelleen kehittää tilavuokria. Tilavuokrista on keskusteltu poikkihallinnollisesti, ja keskusteluihin on osallistunut henkilöitä kaikilta hallintoalueilta. Nyt esitettävät muutokset ja tarkennukset on laadittu tämän yhteistyön pohjalta, ja niiden uskotaan olevan helpommin ymmärrettäviä ja kohtelevan eri osapuolia tasapuolisemmin. Asikkalan kunta pyrkii jatkossa kehittämään vuokraustoimintaa vähemmän henkilöstöä sitovaksi sekä käyttäjäystävällisemmäksi. Kiinteistöjen omistussuhteiden muuttumisen varalta on edelleen hyvä mahdollistaa oikeus poistaa hinnastosta kohde.

Yleiset vuokrausehdot

Seuraavat yleiset ehdot koskevat kaikkia Asikkalan kunnan tilojen vuokrauksia:

Tilaisuuden sisältö: Asikkalan kunnan tiloissa järjestettävän tilaisuuden sisältö tai luonne ei saa olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan vastainen. Tiloja ei saa käyttää rasistiseen tai ihmisryhmiä syrjivään toimintaan. Tilojen omistajalla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä käyttäjän pääsy tilaan tai keskeyttää tilassa järjestettävä tilaisuus, mikäli ilmenee, että edellä mainittuja periaatteita rikotaan tai on rikottu.

Vastuuhenkilö: Jokaiselle varaukselle nimetään vastuuhenkilö, jonka tulee olla yli 18-vuotias, ellei toisin ilmoiteta. Vastuuhenkilö ilmoittaa mahdollisista aikataulun muutoksista Asikkalan kuntaan. Vastuuhenkilön tulee tutustua tilan pelastussuunnitelmaan. Vastuuhenkilö vastaa siitä, että:

• Autot parkkeerataan niille tarkoitetuille paikoille.
• Alueelle tuodut elintarvikkeet ja välineet poistetaan alueelta ja rakennuksista tilaisuuden jälkeen.
• Jätteet toimitetaan niille kuuluville paikoille. Ongelmajätteet viedään pois tilaisuuden jälkeen, eikä niitä jätetä alueelle.
• Tilaisuuden jälkeen kaikki rakennukset ja ympäristö ovat siistissä kunnossa.
• Tilojen kiinteät laitteet toimivat varauksen jälkeen.

Hinnat ja maksut:

Hinnaston mukaiset hinnat ovat arvonlisäverollisia ja arvonlisävero määräytyy tilassa järjestettävän toiminnan mukaan. Tilojen kiinteät laitteet kuuluvat vuokraan, ja muista laskutetaan erikseen. Vuokraaja vastaa kiinteiden laitteiden rikkoutumisesta, jos rikkoutuminen johtuu huolimattomasta käytöstä. Normaali siivous ja kiinteistönhuolto sisältyvät vuokraan (pois lukien leirisauna).

Lisätyöt ja -kulut

 Vuokraajan aiheuttamat lisätyöt laskutetaan erikseen seuraavasti:

• Ovien avaus virka-aikana: 45 € / krt
• Ovien avaus muulloin: 80 € / krt
• Siivous (mikäli tilat jätetty epäsiistiksi): 45 € / h. Mikäli alueella on tilaisuuden jälkeen sinne kuulumatonta tavaraa tai jätettä, Asikkalan kunnalla on oikeus poistattaa ne ja laskuttaa siivouksesta varaajaa. Sama koskee rakennusten ja ympäristön siisteyttä.
• Vuokraajan aiheuttamat hälytykset: 130 € / krt
• Muut päivystystyöt: 60 € / h
• Matkakustannukset lisätöistä laskutetaan toteutuneiden kustannusten mukaisina.

Laskutus ja peruutusehdot

• Varaukset laskutetaan etukäteen.

Peruutusehdot:

• Jos varaus perutaan 30 päivää ennen tilaisuuden alkua, ei perumisesta tule kuluja.
• Jos varaus perutaan 29–8 päivää ennen tilaisuuden alkua, peritään 50 % varauksen loppusummasta.
• Jos varaus perutaan 7–0 päivää ennen tilaisuuden alkua, peritään 100 % varauksen loppusummasta.

Tilojen käyttöluokat ja varaaminen

1.1. Pitkäaikainen säännöllinen käyttö (RYHMÄ 1)

Kunnanhallituksen päätöksen (§ 219, 30.9.2019) mukaan Asikkalan kunnan omistamat tilat ovat maksuttomia säännölliseen viikoittaiseen vapaa-ajan harrastustoimintaan ja käyttöön seuraavin ehdoin:

Asikkalalaisille rekisteröidyille yhdistyksille tai Asikkalassa harrastustoimintaa kuntalaisille järjestäville toimijoille, joiden jäsenmäärästä tai vuoron käyttäjistä yli puolet ovat asikkalalaisia.

Asikkalalaisille yrityksille, jotka järjestävät henkilöstölleen hyvinvointitoimintaa.

Liikuntatilojen osalta Asikkalassa kirjoilla oleville kuntalaisille.

Tarvittaessa varausehtojen täyttyminen tarkastetaan yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä sekä väestörekisteristä.

Tilojen pitkäaikainen käyttö alkaa elo-syyskuussa ja jatkuu huhti-toukokuulle. Käyttövuoron saanut taho sitoutuu vuoron käyttämiseen: mikäli myönnetty vuoro on kolmena peräkkäisenä viikkona käyttämättä, se irtisanotaan automaattisesti. Tiloja haettaessa hakija ilmoittaa käytön alkamis- ja loppumisajankohdan.

Kunnan omistamien tilojen pitkäaikaiset viikoittaiset käyttövuorot ovat haettavissa huhti-toukokuussa. Käyttövuorojen hausta tiedotetaan kunnan internetsivuilla ja Päijät-Häme-lehdessä. Hakemus löytyy osoitteesta: www.asikkala.fi/salivuorot.

Pitkäaikaisten käyttövuorojen jaon perusteena on toiminnan järjestäjän tilan tarve, ryhmän koko ja ikäjakauma. Vuorojen jaossa huomioidaan kunnan tilojen kokonaisvaltainen mahdollisimman tehokas ja toimiva käyttö. Liikuntatilojen käyttövuorojen jakoesitykset tekee työryhmä, johon kuuluu koulujen ja liikuntapalveluiden edustajia. Päätöksen käyttövuoroista liikuntatilojen osalta tekee hyvinvointijohtaja ja muiden tilojen osalta tilan haltija (esim. rehtori). Sisäliikuntatilojen osalta noudatetaan hyvinvointilautakunnassa (15.5.2019 § 27) hyväksyttyä sisäliikuntatilojen käyttövuorojen jakoperusteita ja sääntöjä (www.asikkala.fi/liikunta -> salivuorojen hakeminen sekä ulkopelikenttien varaukset).

1.2. Lyhytaikainen käyttö

1.2.1. Maksuton toiminta (RYHMÄ 2)

• Paikallinen ja/tai yleishyödyllinen kaikille avoin toiminta/tapahtuma (hyväntekeväisyys / kuntalaisten hyvinvointia edistävä toiminta).
• Erityisryhmien toiminta (esimerkiksi vammaispalveluiden asiakkaille tai ikääntyneiden palvelutalojen asukkaille järjestettävä toiminta).
• Vapaa vuoro löytyy pääsääntöisesti siirtämättä muiden käyttäjien vuoroja.
• Myönnetty tapahtumarahana maksuton tila.
• Vuoron voi tarvittaessa siirtää maksullisen toiminnan tieltä toiseen paikkaan (esim. puistojumppa).
• Ei pääsääntöisesti asiakkailta kerättäviä pääsylipputuloja.
• Viranomaisyhteistyö.

1.2.2. Maksullinen toiminta (RYHMÄ 3)

• Yksityistilaisuudet
• Ammattimaisesti toteutettu / kaupallinen tapahtuma tai toiminta / yrityksen järjestämä kaupallinen tapahtuma.
• Jos muiden käyttäjien vuoroja joudutaan toistuvasti perumaan (lisätyö ja vuoron korvaaminen).
• Ulkopaikkakuntalaisen tahon järjestämä (mukaan lukien alueellinen, valtakunnallinen järjestö/liitto).

1.3. Kunnan omistaman tilan / ulkoalueen varaaminen (lyhytaikainen käyttö)

• Lyhytaikaisen / kertaluontoisen käytön hakeminen on jatkuvaa. Tilavaraushakemus lyhytaikaiseen/ kertaluontoiseen käyttöön tulee tehdä kuitenkin vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Hakemus osoitteessa: www.asikkala.fi/tilavarauslomake.
• Tennis- ja padelkenttien, kirjaston peli- ja medianurkan sekä perhekeskus Ilon tilojen varaaminen tehdään varausjärjestelmä Timlen kautta osoitteessa: www.asikkala.fi/tilavaraukset.
• Kokoustilojen varaaminen sähköpostitse: hallintopalvelut@asikkala.fi.
• Ulkoalueen varaaminen / käyttölupa esimerkiksi tapahtumalle:

Hakemus osoitteessa www.asikkala.fi/asioi-verkossa (valitse listasta tapahtumalupahakemus).

• Lupa tulee hakea aina, kun yleinen alue (kadut, puistot, torit) suljetaan tai rajataan tilapäisesti pois sen normaalista käytöstä.
• Hakemukseen tulee liittää sijaintikartta.
• Hakemus tulee lähettää hyvissä ajoin ennen varsinaista tapahtumaa, kuitenkin vähintään 2 viikkoa aikaisemmin.

Tapahtuman järjestäjä huolehtii liikennejärjestelyistä ja muista tarvittavista luvista. Luvan saaja vastaa alueen siistimisestä tapahtuman jälkeen sekä vahingoista ja kustannuksista, joita tapahtuman järjestämisestä mahdollisesti aiheutuu.

1.4. Avaimen nouto

Avaimen noudosta ja palautuksesta tai ovien avaamisesta sovitaan varauksen yhteydessä. Avaimen noudon tulee tapahtua sovitusta kunnan toimipisteestä sen aukioloaikana. Avain tulee palauttaa varauksen päättymistä seuraavana arkipäivänä.

Valmistelija Hyvinvointijohtaja Matti Kettunen

 puh. 044 778 0247, sähköposti: etunimi.sukunimi(a)asikkala.fi

 Tekninen johtaja Aki Tiihonen

 puh. 044 778 0893, sähköposti: etunimi.sukunimi(a)asikkala.fi

Esittelijä Tekninen johtaja Tiihonen Aki

Päätösehdotus Tekninen lautakunta

1.       hyväksyy liitteenä olevan Asikkalan kunnan varattavat tilat, varaussäännöt ja -maksut asiakirjan,
2.       valtuuttaa teknisen johtajan poistamaan jatkossa hinnastosta rakennukset tai tilat, jotka eivät ole enää kunnan käytössä tai niitä ei vuokrata.

Päätös